Aufgaben
- Eigenverantwortliche und proaktive Vereinbarung und Überwachung der Terminkoordination sowie Teilnahme und Protokollierung an ausgewählten Besprechungen
- Übernahme Organisation von abteilungsinternen Gremien wie z.B. Vor- und Nachbereitung, Moderation und Teilnahme an den Gremien
- Selbständige Beschaffung von Informationen und Unterlagen sowie Klärung von Sachfragen, die Kenntnisse über die aktuellen Geschäftsvorgänge im Zuständigkeitsbereich der Vorgesetzten voraussetzen
- Sichtung der Eingangspost, dazugehörige Unterlagen und Geschäftsvorgänge beifügen und verteilen, sowie Überprüfung der Ausgangspost auf Richtigkeit und Vollständigkeit
- Planung und Prüfung von Geschäftsreisen der Abteilung sowie Durchführung und Unterstützung der Reisekostenabrechnung
- Übernahme administrativer Sekretariatsaufgaben wie bspw. AWF-Erstellung, Bestellung Büromaterial, Erstellung Vorgänge in C4D, IT-Koordinatoren Rollen, Sicherheitsunterweisungen für (neue) Mitarbeitende
- Aufbau und Verwaltung der Ablage sowie selbständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen unter Berücksichtigung und Anwendung bzw. Auslegung von Regelungen und Richtlinien
Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat
- Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift, sowie gute Kenntnisse in der Anwendung moderner Textverarbeitungs- und Kommunikationssysteme (MS Office, AWFnext, ggf. SAP)
- Hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität inkl. Anpassung an betriebliche Erfordernisse
- Sehr gutes Kontakt- und KommunikationsverhaltenHohe Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, selbständiges Handeln und Organisieren
Benefits
- New Work - Campus/Home Office
- 30 Tage Urlaub
- Flache Hierarchien
- Wertvolle OEM-Projekterfahrung
- Schulungs-& Weiterentwicklungsbudget
- Attraktive & leistungsgerechte Entlohnung
- Corporate-benefits-Bonusprogramm
- Job-Rad
- Modernste Arbeitsumgebung, Infrastruktur & Kommunikationstechnologie
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